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Bei uns sind Events Chefsache. Bei Ihnen auch?

7 praktische Tipps, damit Sie sich und uns Agenturen glücklich machen.
Holger Bartl | 17.05.2016

Wenn Unternehmen nicht wissen, was sie wollen, mailen sie Eventagenturen an und stellen folgende Bitte: Wir wollen ein Sommerfest veranstalten. Bitte machen sie uns einige Vorschläge.

Und ich könnte noch unzählige solcher Anfragen aufführen. Das Problem bleibt immer gleich: Die, die solche Anfragen stellen, wissen tatsächlich nicht, was sie überhaupt wollen. Woran liegt dies eigentlich?

Sicherlich an der mangelnden Erfahrung. Oder auch an Personen, die für eine solche Planung ungeeignet sind. Aber hauptsächlich liegt es an den Chefs in den Unternehmen. Wobei ich extra den Begriff „Chef“ gewählt habe. Wie Sie persönlich die Position und den Begriff eines Chefs einordnen, bleibt Ihnen überlassen. Für mich sind Chefs Personen, die über einen Etat verfügen und etwas zu entscheiden haben. Oft jedoch finden sie nicht immer die Zeit für solche Nebenschauplätze und delegieren es dann doch nach unten weiter. Und genau hier beginnt aus meiner Sicht das Problem.

Für mich jedoch sind und bleiben Events Chefsache! Was also ist passiert? Wie kommt es zu solchen Anfragen? Der Chef weiß eigentlich genau, was er will, sagt es aber nicht wirklich. Er kennt auch das grobe Budget, das er ausgeben möchte. Er weiß jedoch nicht, was die einzelnen Faktoren überhaupt kosten. Es ist halt nicht sein Fachgebiet. „Da sollen sich mal andere drum kümmern, so schwer kann das ja nicht sein“! Herr XY, fragen sie doch mal jemanden, der etwas davon versteht. Und zack, landet die Anfrage bei uns.

Jetzt frage ich Sie: Wo liegt der Fehler? Fehlt es an Transparenz, an der Offenheit oder der Kompetenz Einzelner? Unterschätzt man die Planung und Organisation von Events? Ist überhaupt Raum für Kreativität vorhanden, gewünscht? Die Antwort ergibt sich mit Sicherheit aus einer Mischung aller aufgeführten und noch weiteren Möglichkeiten. Ein kurzes Briefing mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen reicht meist aus, um die wichtigsten Eckpunkte aufzulisten. Und schon haben sie ein Briefingpapier, mit dem sie guten Gewissens an jede Agentur herantreten können.

Und damit wir Agenturen und Berater uns nicht permanent mit eher unspezifisch formulierten Anfragen beschäftigen müssen, zeige ich Ihnen ganz einfache 7 Fragen auf, die sie sich stellen sollten. Und so sie diese 7 Fragen im Team oder für sich selber beantwortet haben, werden sie erkennen und hoffentlich wissen, was sie überhaupt wollen. Das bedeutet nicht, dass sie auch zu 100% sicher sein können, wie genau das Event aussehen wird oder wie hoch die Kosten sein werden, aber sie erkennen sehr schnell, ob das angedachte Event tatsächlich mit Ihren Vorstellungen übereinkommt und das Budget überhaupt realistisch ist.



7 einfache Fragen über ihr Event:

1. Sinn und Zweck des Events? Was wollen sie mit dem Event erreichen?

2. Art und Dauer des Events? Incentive, Kick off, Jubiläum, Sommerfest, Meeting, Teambuilding, andere?

3. Wen wollen sie ansprechen? Personenzahl, Geschlechterzusammensetzung? Altersstruktur, Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner?

4. Wann soll das Event stattfinden? Jahreszeit, Wochentag, Tageszeit?

5. Wo soll das Event stattfinden? Im Unternehmen, in er Region, im Ausland?

6. Was darf das Event aus ihrer Sicht kosten? Was sind sie bereit auszugeben? Passt der Betrag zu Ihnen formulierten Zielen?

7. Wer soll das Event planen und umsetzen? Eigene Eventabteilung, externe Agenturen, erfahrene Mitarbeiter im Unternehmen, müssen/sollen Mitarbeiter daraufhin geschult werden?

Wenn sie diese 7 Fragen umfassend beantwortet und die Ergebnisse zusammengefasst haben, können sie ganz beruhigt eine Anfrage an Agenturen oder Eventberater stellen. Das hat Hand und Fuß und alle können vernünftig und sinnvoll daran arbeiten und erste Ideenskizzen und Preiskalkulationen erstellen.

Dankeschön. Jetzt wissen sie, was sie wollen und wir wissen es auch.


Es grüßt der feine Herr Bartl