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Warum Trägermedien heute in die Kaffeeküche gehören

Die digitale Vorreiterrolle nehmen kleine interdisziplinäre Teams ein, die Produkte schneller und besser nach der Design-Thinking-Methode entwickeln.
Tobias Enders | 08.11.2016

Moderne Medientechnik ebnet den Weg, dass sich Projektarbeit und Zusammenarbeit in den Unternehmen fundamental wandeln. Technologien vernetzen heute Wissen gewinnbringend und stellen agile Anwendungen fürs Kundengeschäft bereit. Wie das funktioniert, lässt sich an Beispielen aus der der Finanzbranche veranschaulichen: Weiß ein Bankangestellter im Beratungsgespräch nicht weiter, schaltet er per Video einen Anlageexperten hinzu. Dieser sitzt in einer anderen Filiale und beantwortet die Kundenfragen zügig. Schnell muss es auch in Versicherungsfragen gehen. Versicherungen bieten deshalb Schadensmeldungen per App an, wodurch sich die Abwicklung beschleunigt – und die Kundenbindung festigt.

Trägermedien erobern jedoch auch in den Unternehmen selbst neues Terrain. Medientechnik ist intern nicht bloß an Konferenzräume gebunden, weil sie Türen zu anderen Formen der Zusammenarbeit aufstößt. Überall dort, wo sich Menschen treffen und austauschen, können und wollen sie zusammen arbeiten. Dafür benötigen sie die passende technische Unterstützung. Per WLAN die Mails auf dem Smartphone oder Tablet zu checken, reicht nicht aus. Hängt ein Großbild-Device wie das Microsoft Surface Hub in der Kaffeeküche, können die Mitarbeiter spontan Ideen und Lösungen nach Relevanz filtern. Diese Ansätze kultivieren vor allem junge, innovative Firmen, deren Arbeitskultur noch Raum für Experimente lässt. Wichtig für alle Unternehmerkreise ist, die neuen Trägermedien sauber in die Unternehmenskultur und die Prozesse einzubetten. Nur die Technologie bereitzustellen, kann einfache Abläufe sogar unnötig verkomplizieren.

Für eine digitale Aufbruchsstimmung sorgen

Firmen stehen letztendlich vor der Herausforderung, ihre IT und Geschäftsaktivitäten besser zu verzahnen. Dafür müssen sie ihre Mitarbeiter begeistern. Moderne Technologien und neue Arbeitsabläufe lösen jedoch Ängste und Emotionen bei der Belegschaft aus, die Unternehmen ernst nehmen sollten. Im Idealfall beenden flache Hierarchien, die sich in Mitspracherechten und Experimentierkultur in multifunktionalen Teams äußern, eine traditionell-strikte Anweisungspolitik von oben nach unten. Auf den Weg dahin muss jedoch jeder Mitarbeiter seine Einstellungen und Gewohnheiten ändern. Das fordert Widerstände geradezu heraus. Denen lässt sich mit einer klaren und offenen Kommunikation sowie Trainings entgegenwirken. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, dass jeder in der Firma weiß, warum die Veränderungen notwendig sind und wohin sie führen sollen. Zudem benötigen die Mitarbeiter Unterstützung, um sowohl untereinander als auch mit Startups, Kunden und externen Partnern effektiv zusammenzuarbeiten – auch in variierenden Teamkonstellationen.

Der Trend zur Individualisierung

Erfolg haben Unternehmen, die Produkte stark individualisieren, indem sie Data Analytics nutzen. Zudem lässt sich feststellen, dass sich die Arbeitsmodelle wandeln. Angestellte arbeiten mobil oder aus dem Homeoffice zusammen. Die Individualisierung findet also nicht nur auf der Produktebene statt, sondern Mitarbeiter verfolgen eine andere Lebensplanung als noch vor zehn Jahren. Damals lockte kein Arbeitgeber Fachkräfte mit einer Work-Live-Balance an. Software-Entwickler, Data-Mining-Spezialisten oder Roboter-Koordinator stehen aktuell bei vielen Personalchefs auf der Suchliste. Das gesuchte Personal prüft heute auch kritisch, wie ein Unternehmen Wissen zentral organisiert – zum Beispiel in einem Wiki. Laut Bitkom gewinnen in Zukunft digitale Kompetenzen sowie die Aus- und Weiterbildung entscheidend an Bedeutung.

Die angesagte Projektmethode

Moderne Medientechnik legt den Fokus auf die Teamarbeit und ist für die Zusammenarbeit von zwei oder mehreren Personen konzipiert. Die Technologie steht daher längst bereit, um kreative Projektmethoden anzuwenden. Ein radikal nutzerzentrierter Ansatz kann Digitalprojekte zum Erfolg zu führen. In das schnelle Entwickeln von Lösungen sowie das Testen und Umsetzen von Prototypen sollte zudem das Feedback der potenziellen Anwender einfließen. Der Kunde steht immer im Mittelpunkt. Auf diesen Kern zielt die Design-Thinking-Methode. Nur eine Idee, die ein Kundenbedürfnis bedient, setzt sich durch. Das Produkt oder der Service sollten deshalb nur die Funktionen umfassen, die ein Anwender benötigt.

In der Praxis setzen interdisziplinäre Teams das Design Thinking um. Der vielschichtige Blick auf eine Thematik, für den die Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten sorgen, ist entscheidend. Daraus resultieren mehrere Optionen, eine Aufgabenstellung anzugehen. Firmen sollten allerdings darauf achten, solche Mitglieder zu rekrutieren, die interdisziplinär denken. Verfolgt ein Team den Design-Thinking-Ansatz, wirkt sich das auch auf ihre Arbeitsstätte aus. Denn der Raum spielt bei dieser Methode eine wichtige Rolle. Arbeiten im Stehen, Schreiben auf Whiteboards und mobile Raumkonzepte zählen zu den auffälligen Kennzeichen dieser Arbeitsweise. Diese können Firmen beschleunigen, berücksichtigen sie in der Projektarbeit zusätzlich Lean-Startup-Grundsätze. Solch ein Vorgehen schlagen die Digitalexperten von Etventure vor, die auf das Motto „fail fast and cheap“ verweisen. Dadurch wird in einer frühen Phase deutlich, welches Geschäftsmodell Potenzial hat. Bis zum fertigen Produkt vergehen unter diesen Bedingungen nur wenige Wochen – und in der digitalen Transformation gibt der Schnelle die Richtung vor.

Erfolgsfaktoren und -bilanz

Der digitale Arbeitsplatz stellt für Mitarbeiter das Tool für mehr Autonomie und Freiheit dar. Der Digital Workplace zahlt sich auch wirtschaftlich aus, wie Crisp Research in einem Modell vorrechnet. Demnach ließen sich durch Digital Workplace positive Effekte für die Volkswirtschaft in Höhe von etwa 77 Milliarden Euro heben. Ihre Prognose haben die Analysten sogar auf ein Modell-Unternehmen heruntergebrochen, das einen Jahresumsatz von 200 Millionen Euro erzielt. Mit digitalen Arbeitsplätzen würden dieses Unternehmen Kosten senken und die Produktivität steigern, was sich in der Bilanzsumme mit 5 Millionen Euro niederschlagen soll.

Unklar bleibt bei dieser Rechnung, in welchem Ausmaß gute Teamarbeit das Unternehmensergebnis beeinflusst. Fest steht, dass Teams den Erfolg erwirtschaften. Eine funktionierende Zusammenarbeit beruht auf definierten Werkzeugen und Prozessen sowie klaren Regeln in einem gesetzten Rahmen, der auch den Freiraum für viel Kreativität bietet.