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Drei Tipps für ein effizienteres Multisite-Management

Getrennt arbeitende Teams betreuen Websites mit unterschiedlichsten Inhalten, CMS-Varianten und Werkzeugen. Sicherheit und Konsistenz sind gefährdet.
Acquia GmbH | 30.05.2017
International tätige Unternehmen mit einer Vielzahl von Marken und Produkten sowie einem umfangreichen Online-Business betreiben oft Dutzende voneinander isolierte Websites. Damit Komplexität und Verwaltungsaufwand für die große Zahl von Websites nicht weiter rasant steigen, empfiehlt Acquia ein einheitliches, zentral gesteuertes Multisite-Management.

Obwohl sehr viele Websites von Unternehmen immer wieder überarbeitet werden, bleibt vor allem in international tätigen Unternehmen die große Zahl unabhängig voneinander entstandener Websites in den Fachabteilungen eine der größten Herausforderungen. Getrennt arbeitende Teams befassen sich mit der Erstellung und Auslieferung von Websites, nutzen dafür die unterschiedlichsten Inhalte, Varianten von Content-Management-Systemen und Werkzeuge. Eine fehlende zentrale Steuerung erschwert die Umsetzung und Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien sowie einer eindeutigen Markenkonsistenz. Mit drei organisatorischen Tipps der Digital Experience Company Acquia für ein zentralisiertes, effizienteres Multisite-Management können Unternehmen ihre Prozesse verbessern und eine einheitliche, optimierte User Experience schaffen.

1. Ein zentral verantwortliches Team einrichten und Rollen definieren

Das verantwortliche Team sollte aus Mitarbeitern der IT-Abteilung und den Fachabteilungen bestehen, die Websites unterhalten. Wichtig ist der richtige Mix, um alle Verantwortlichen einzubinden. Dazu zählen beispielsweise auch Marketingexperten, Entwickler und die für den Betrieb der Websites zuständigen Mitarbeiter. Der entscheidende Vorteil eines solchen Governance-Teams ist eine schnelle Abstimmung der einzelnen Zielvorstellungen. Steht das Team, werden die benötigten Content-Management-Rollen wie Entwickler von Inhalten, Projektleiter, Approver und Publisher definiert.

2. Ein Governance-Framework und ein Steuermodell aufbauen

In einem Governance-Framework werden Verfahren, Prozesse und Werkzeuge für die Arbeit des Governance-Teams definiert. Darin ist geregelt, dokumentiert und damit jederzeit reproduzierbar, wie das Team bei der Planung, Entwicklung, Auslieferung und dem Betrieb von Websites vorgeht. Zusätzlich zu den generellen Prozessen ist es auch erforderlich, ein Site-Governance-Modell zu entwickeln. Dazu ist es zunächst notwendig, festzustellen, welche Gemeinsamkeiten es aus einer Content- und Plattformperspektive für Marken- und länderspezifische Websites bereits gibt oder welche es geben soll. Auf dieser Basis können dann Vorgaben beispielsweise für Content Templates, bestimmte Standards für die Websites und den Customer-Experience-Ansatz entwickelt werden.

3. Einen Plan mit klaren Zielen zur Steuerung implementieren

Sind das generelle Governance-Framework und das Content- und Plattform-Steuermodell festgelegt, muss der Aktionsplan auch in die Praxis umgesetzt werden. Das Governance-Team agiert dabei als Kompetenzzentrum für die Planung, Bereitstellung und den Betrieb aller Websites. Es ist verantwortlich für die Freigabe oder die Ablehnung von Änderungen. Eine zentrale Cloud-basierte Content-Management-Plattform stellt die dazu benötigten Management- und Entwicklungs-Tools bereit. Wichtig ist, dass das Governance-Framework und das Steuermodell zu einem integralen Bestandteil der gesamten Unternehmenssteuerung werden; das heißt, es gibt konkrete Zielvorgaben, deren Erreichung regelmäßig überprüft wird. Darüber hinaus sollten die gesamten Vorgaben und Prozesse jährlich auf den Prüfstand gestellt und angepasst werden.

"Multisite-Management macht Schluss mit dem Wildwuchs heterogener Websites in international tätigen Unternehmen mit einer Menge unterschiedlicher Brands. Mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen und unterstützt durch ein Multisite-Management-Tool wie Acquia Cloud Site Factory Stacks können Unternehmen aus einer Code-Basis eine Vielzahl von Websites konsistent bereitstellen", sagt Susanne Böck, Field Marketing Manager Central Europe bei Acquia in München. "Für die IT-Abteilung zählen dabei die Vorteile hoher Sicherheit und Einhaltung aller internen und externen Compliance-Vorgaben. Die Fachabteilungen erhalten innerhalb des vorgegebenen Rahmens mehr Freiheiten zur Auslieferung personalisierter Inhalte an ihre jeweiligen Zielgruppen und zur Optimierung der User Experience."