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Faxen ohne ISDN - Faxen aus Outlook 365! Geht das?

Faxen über VoIP macht Probleme – und dann?
Office 365 hat keine Faxfunktion – was jetzt?
Rainer R. Lammel | 13.06.2019
CloudFax-Dienste © Rainer R. Lammel
 
In vielen Firmen besteht, wenn auch im geringen Umfang, der Bedarf, Faxe zu versenden oder Faxe zu empfangen. Und plötzlich ging nichts mehr.

Was war das Problem?


Die Umstellung von ISDN auf VoIP hat vermehrt Funktions-Probleme für den Faxverkehr ergeben. Fast noch dramatischere Folgen hatte in vielen Firmen die Umstellung auf Office 365. Die in Microsoft Office bis dato verfügbare Fax-Funktion ist in Microsoft Office 365 nicht mehr vorhanden.


Warum wird noch nach Fax gefragt?


Man könnte fragen, warum ist denn die Faxfunktionalität überhaupt noch notwendig? Heutzutage läuft doch alles über E-Mail!

Die Antwort ist schnell gefunden. In vielen Branchen ist das Fax das Kommunikationsmedium schlechthin. So beispielsweise im Pharmabereich. Apotheken und Ärzte, Pflegeeinrichtungen und Handwerk bevorzugen meist das Fax. Aber noch viel entscheidender, jenseits von Marketingaktionen, ist der Austausch verfahrensrechtlich verbindlicher Dokumente. Transaktions-Faxe wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, Medizinische Diagnoseberichte, u.v.m. sind nicht selten solchen und ähnlichen Erfordernissen unterworfen. So können beispielsweise medizinische Diagnoseberichte ohne Zusatzaufwand via Fax verschlüsselt gesendet oder empfangen werden.

In diesem Mix von Anforderungen hat sich nicht nur der Versand von Faxseiten als weiterhin notwendig herausgestellt, sondern auch der Empfang von Faxen. Ist doch der Empfang von Bestellungen umsatzrelevant. Und wichtige medizinische Patientendaten dürfen, aus Gründen des Datenschutzes, sowieso nicht via E-Mail versendet werden.

Gibt es für die genannten Probleme Lösungen?


Lassen Sie uns Schritt für Schritt die Aufgabenstellungen aus den skizzierten Veränderungen ansehen.

ISDN wird abgeschalten – und dann? Welche unterschiedlichen Szenarien warten auf Sie, nach einer Umstellung von ISDN auf VoIP?

Die analoge Telefonanlage ist in der Regel durch eine VoIP-Anlage ersetzt. Das analoge Fax ist in einer VoIP-Welt nicht mehr wirklich zu gebrauchen.

Multifunktionsgeräte mit analogen Faxkarten sind ebenfalls nicht mehr für Faxversand weiter zu verwenden.

Kleine ISDN-Faxserver, wie Tobit oder Ferrari, müssen ebenfalls ersetzt werden.


Wie funktioniert das Faxen ohne ISDN?


Betrachten wir den Faxversand, so gibt es eine äußerst einfache und kostengünstige Lösung. FaxCloud-Dienste sind unabhängig von ISDN.

Mit dem FaxCloud-Dienst Mail2Fax, können Sie ganz einfach Faxe versenden. Mit Mail2Fax und Fax2Mail, ersetzen Sie ein analoges Faxgerät vollständig. Nach außen ändert sich für Ihre Kunden, Anfrager, Geschäftspartner hinsichtlich Faxverkehr gar nichts.
Es genügt Ihre gewohnte IT-Umgebung mit Ihrem E-Mail-Programm, welches Sie tagtäglich nutzen.

Falls Sie wegen der Datensicherheit die klassische, unverschlüsselte E-Mail nicht verwenden können, gibt es eine Lösung die standardmäßig im Mail2Fax-Dienst ohne Mehrkosten integriert ist. Bei Verbindungen mit einem erhöhten Datenschutz-Bedarf verwenden Sie meist TLS-Verschlüsselung. Der Dienst Mail2Fax kann die TLS-Kommunikation und sendet dann Ihr Fax an die gewünschte Faxnummer.

Jeder Fax-Server kann auf diesem Weg abgelöst werden. Für Multifunktionsgeräte, die eine Mail-Funktion haben, lässt sich auf dem gleichen Weg die Faxfunktion ersetzen.

Outlook 365 hat keine Faxfunktion – was jetzt?


Aus Outlook 365 faxen funktioniert ganz genau so, wie faxen ohne ISDN! Denn der E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder Outlook 365 versendet wird.

Mail2Fax kann mehr als nur einzelne Seiten faxen!

CloudFax ist äußerst flexibel, da Sie räumlich lediglich an ein internetfähiges Endgerät gebunden sind, also auch mit Ihrem Handy Faxe versenden können.

Mit dem CloudFax-Dienst Mail2Fax können Sie an Ihre Faxverteiler senden. Das bedeutet, dass Sie einen unpersonalisierten Fax-Massenversand damit erledigen können.

Wie funktioniert der Empfang von Faxseiten?


Die erste Frage unserer Kunden ist häufig: Kann ich meine Faxnummer behalten? Die kennen meine Kunden! Und oft sind die Faxnummern zu irgendeinem Provider portiert. Geht das dann immer noch?

Ja, Sie können Ihre bestehenden Faxnummern für den Empfang weiter verwenden. Die Faxnummer, egal wo sie gehostet ist, muss lediglich einen eingehenden Anruf weiterleiten können.

Haben Sie das abgeklärt, steht einer einfachen Lösung für den Faxempfang nichts mehr im Wege.

Der CloudFax-Dienst Fax2Mail oder Fax2FTP beinhaltet, dass Sie eine Zielnummer erhalten, auf die Sie Ihre bestehende Faxnummer weiterleiten. Ist der Dienst eingerichtet, wird das Fax von Ihrer Nummer zu der des Fax2Mail-Dienstes weitergeleitet und das Fax als Anhang in einer Mail an Ihr elektronisches Postfach gesendet. Wollen Sie Ihre Faxe in einem FTP-Verzeichnis empfangen, ist das auch kein Problem.

Empfangen Sie nach einer Marketingaktion viele Faxe in kurzer Zeit, können Sie von hoher Faxempfangskapazität ausgehen. Es wird nie zum „Belegt“ kommen.
Sollte bei Ihnen der Datenschutz, wie schon beim Versand erläutert, eine wesentliche Rolle spielen, spielt dieser Dienst ebenfalls seine Stärke aus. Für den Übertragungsweg via E-Mail wird standardmäßig TLS-Verbindung angeboten. Sie haben zudem die Möglichkeit das Fax als verschlüsseltes PDF zu empfangen.

Auch beim Fax-Empfang gilt: der E-Mail ist es gleichgültig ob sie von Outlook klassisch oder von Outlook 365 empfangen wird.

Und die Faxempfang-Funktion Ihres Fax-Servers ist mit dem Dienst Fax2Mail ebenfalls ersetzt.

Das empfangene Fax wird auf das von Ihnen gewünschte E-Mail Postfach geleitet und ist damit räumlich absolut flexibel. So sind empfangene Faxe auch mobil, via Handy, zu empfangen.

Einfacher geht´s nicht! Kostengünstiger geht es auch nicht!


Ohne zusätzliche Investitionen in Hardware, Gateway´s, Leitungen und Software, steht für jeden Benutzer im Unternehmen eine nahezu unbegrenzte Fax-Kapazität zur Verfügung. Der Faxversand und Faxempfang wird ohne hausinterne Fax-Server oder analoge Faxgeräte sichergestellt. Die firmeneigene TK-Anlage ist dazu nicht mehr nötig.

Was CloudFax-Dienste noch alles können, erfahren Sie auf unseren Produktseiten für CloudFax-Versand und CloudFax-Empfang.

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