Sicherheit und Kostenreduzierung im Dokumentenmanagement
In jüngster Zeit wurden verstärkt Statements veröffentlicht, die feststellten, dass allgemein die Grenzen der Einsparungen im betrieblichen Bereich erreicht sind. Das was möglich war, um konkurrenzfähig zu sein, wurde getan. Konsequenz der Tatsache, dass viele naturgemäß an den gleichen Stellschrauben drehten, ist vielfach, dass eine Uniformität der Produkte und Leistungen entstand. Doch weiterhin sind viele Unternehmen auf der Suche nach Möglichkeiten zu Kostensenkungen.
Gleichzeitig ist zu beobachten, dass ICT-Optionen immer noch nicht in ihrer vollen Bandbreite genutzt werden. Kommunikations- und Informationsmittel ja, der Glaube, dass es ohne attraktive Website nicht geht, ist auch kein Thema mehr. Dass aber online mehr als nur Kommunikation möglich ist, dieser Gedanke kam bei weitem noch nicht bei allen Unternehmen an. Was wäre also, wenn man die Online-Kommunikation über den Informationsaustausch hin weiter ausbaut?
Emails haben bereits viel an Zeit, Papier, Ressourcen, Druck- und Portokosten gespart, aber problematisch blieb bisher die Sicherheitslage, um wichtige Dokumente online versenden zu können. Dokumente können nachträglich geändert, wichtige Informationen angepasst werden, es gab kaum eine tatsächliche Chance nachzuvollziehen, ob das erhaltene Dokument auch tatsächlich dem Original entsprach.
An dieser Stelle sei auch auf eine mentale Situation hingewiesen. Nahezu jeder empfindet ein auf Papier ausgedrucktes Schriftstück als Original. Dies war in früheren Zeiten auch völlig richtig, doch die Computertechnologie hat diesen Zustand geändert. Das Original ist heute der Datensatz, der Ausdruck die Kopie. Ein feiner, dennoch wichtiger Unterschied, der expliziter Überlegungen bedarf. Denn was heute postalisch versendet wird, ist demzufolge lediglich die Kopie des im Computer befindlichen Datensatzes.
Seit geraumer Zeit haben sich Softwareentwickler Gedanken dazu gemacht, online verschickte Dokumente fälschungssicher zu machen. Die Ansätze dazu sind recht unterschiedlich. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die problemlose Anerkennung solcher Dokumente bei Gericht und gegenüber Behörden, sowie die einfache Prüfung der Echtheit des Dokuments beim Empfänger. Sind beim Empfänger aufwendige Infrastrukturen und Programme zu installieren, scheitern solche Systeme meist von vorne herein an der Akzeptanz des Empfängers.
Ein wesentlicher Fortschritt alle genannten Faktoren zu vereinen, ist der österreichischen xyzmo GmbH gelungen: Ein hohes Einsparpotenzial, das beim Online-Dokumentenversand entsteht, zuzüglich eines Zeitvorteils von mehreren Tagen, besonders beim internationalen Versand, die kostenreduzierende Nutzung des digitalen Kommunikationskanals und gleichzeitig einen Sicherheitsstandard zu gewährleisten, der Anerkennung seitens Behörden und die Akzeptanz der xyzmo-Lösungen u.a. seitens Regierungen (eGovernment) und Banken einbrachte.
Die xyzmo GmbH entstand aus der Trodat GmbH und war als solche ursprünglich eine Tochter des Weltmarktführers bei selbstfärbenden Stempeln. Daher lag es auch nahe, den Gedanken des Stempels aufzugreifen und in die digitale Welt zu transportieren. Dieser Ansatz wurde bei der gefundenen Lösung des xyzmo Digital Seals konsequent umgesetzt.
Die xyzmo-Applikation ist äußerst userfreundlich gestaltet. Jedes Dokument wird mit einem elektronischen Siegel versehen, das seine Echtheit in der vorliegenden Form zum Zeitpunkt seiner Siegelung sozusagen beurkundet. Sollten am Dokument nachträglich Änderungen vorgenommen werden, kann der Empfänger dies mit einem Klick auf das xyzmo-Siegel feststellen, mit welchem er sich die unveränderte Originalität des Dokuments jederzeit, auch nach Jahren, einwandfrei bestätigen lassen kann. Dazu braucht er lediglich einen Internetzugang und keinerlei zusätzlich installierte Software. Dieses Verfahren wurde als so sicher eingestuft, dass es Rechtsgültigkeit besitzt, sowohl vor Gericht, als auch z.b. bei Rechnungen gegenüber Finanzbehörden.
D.h. in der Praxis: Auf einem Dokument wird online, bevor es versendet wird, das xyzmo-Siegel angebracht, es wird gestempelt. Bei Auswahl des xyzmo-Druckers am PC entsteht über den Befehl „drucken“ das fälschungssichere PDF-Dokument. Damit ist seine Echtheit zu diesem Zeitpunkt festgehalten. Das muss kein Einzelverfahren sein; das System sieht auch Massenstempelungen vor. Wichtig dabei ist, dass die xyzmo-Lösung bewusst den Medienbruch unterstützt und auch beim Ausdruck eines gestempelten Dokuments auf Papier die spätere Verifizierbarkeit erhalten bleibt.
Der Stempel, das Siegel selbst beinhalten alle wichtigen Elemente. Dazu gehören z.b. das Logo des Absenders, auf Wunsch mit einer persönlichen Unterschrift, sowie das von einem zertifizierten Zeitdienst fälschungssicher übernommene Datum und die Zeit der Siegelung. Nicht zu vergessen ist, wie Eingangs angesprochen, dass online das Original versendet wird und nicht die ausgedruckte Kopie desselben.
Bereits hier setzt der Vorteil ein. Ein aktuelles Beispiel: Eine Großbank, die aktuell das xyzmo Digital Seal integrieren will, erhält derzeit von ihren Filialen täglich riesige Mengen an Papierdokumenten. Diese werden bisher zu einem externen Dienstleister weitertransportiert, dort elektronisch eingescannt, das Papier wird archiviert und die eingescannten Dateien werden wieder an die Bankzentrale zurückgesendet, bevor sie dann von der Bankzentrale selbst bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung werden erneut Dokumente auf Papier ausgedruckt und stehen nach einem weiteren Versand einem Dritten Tage später zur operativen Nutzung zur Verfügung. Dieser ganze Prozess kann entfallen, per digitaler Stempelung stehen die Dokumente derart beurkundet dem Dritten noch am selben Tag zur Verfügung. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil bei immenser Kostensenkung.
Der Verify-Button wiederum erlaubt dem Empfänger per Internet die Echtheitsprüfung. Der Prüfende erhält ein Bestätigungsdokument der Echtheit, oder schlimmstenfalls nicht. Zusammen mit dem Originaldokument und dessen Verifizierungsbestätigung hat er dann die behördliche und juristische Sicherheit.
Man überlege nur einmal, was dies für das Thema Archivierung bedeutet. Unmengen an Ordnern, die Zeit für umständliche Ablage, Tonnen von Papier werden eingespart, zusätzlich zu den Kostenreduzierungen beim Versand. Das bedeutet, dass vorhandener Platz für andere Dinge genutzt werden kann. All das bringt auch einen großen Fortschritt im Hinblick auf Umweltfragen mit sich. Wichtig natürlich ist, dass allseits eine konsequente Sicherung der Daten stattfindet, denn eventuellen Datenverlusten kann das xyzmo Digital Seal nicht vorbeugen.
Die Integration in bestehende Softwaresysteme ist denkbar einfach und für alle gängigen Systeme möglich, bei Berücksichtigung der Oberfläche des Nutzers. Die Signatur und Verifizierung erfolgt in der einfachsten Ausprägung auf xyzmo-Servern, bei Bedarf kann dies auch auf eigenen, hausinternen Servern erfolgen. Das dient vor allem den Erfordernissen sicherheitssensibler Unternehmen und bei Massenanwendungen sichert es die nötige Performance. Als renommiertes Unternehmen bietet xyzmo die Garantie, dass bei korrekter Anwendung in allen Varianten die Daten vor Zugriffen Unbefugter sicher sind.
Der finanzielle Aufwand für das xyzmo-Digital Seal besteht in der Hauptsache in einer Gebühr je gesiegeltem Dokument. Diese ist aber so gering, dass sie bereits die Kosten für Druck und Papier kaum überschreitet, i.e. alle Folgekosten, wie Couverts, Porto und Handling sind bereits Einsparungen, zuzüglich der Archivierung, etc. So gesehen rechnet sich das Digital Seal sofort. Aber auch der Wegfall von Zustellungsfristen und -unsicherheiten im internationalen Postverkehr bietet hohe Vorteile. Aufgrund der behördlichen Anerkennung und der Einfachheit der Verifizierung ist auch mit keinen Akzeptanzproblemen auf Seiten der Empfänger solch digital gesiegelter Dokumente zu rechnen.
Die Anwendungspalette ist immens: Angefangen von verifizierbaren Zeugnissen, über Vertragsunterlagen, Rechnungen, bis hin zu sensitiven Aspekten im medizinischen, steuerlichen oder Bankenbereich, sind keine Einschränkungen erkennbar.
Den Gedanken digitaler Transaktionen über das bisherige Maß hinaus zu tragen, per neuer kundenorientierter Lösungen, erhöhte Zuverlässigkeit und größeren Geschwindigkeiten als bisher zu erzielen und gleichzeitig dabei Kosten zu senken, wird die ICT-Herausforderung der nächsten Jahre sein. Dieses Lösungsangebot ist ein bedeutender Schritt dazu.
Näheres unter www.xyzmo.com