Die Grenzen der Excel-Liste in der Terminologiearbeit
„Mit einer Stimme sprechen“ – unter diesem oder einem ähnlichen Motto laufen in den letzten Jahren verschiedenste Initiativen in vielen, internationalen Unternehmen. Hintergrund dieser Initiativen ist oftmals die Erkenntnis, dass es enorm wichtig ist, sowohl gegenüber Kunden als auch intern einheitlich aufzutreten und zu kommunizieren. So besteht auch bei Fusionen ein
wichtiger Schritt darin, die interne Kommunikation, aber auch den Auftritt des Unternehmens im Außenverhältnis zusammenzuführen und konsistent zu gestalten. Sprache, insbesondere die Unternehmenssprache, spielt dabei eine zentrale Rolle – nicht zuletzt als Abgrenzungsfaktor zum Wettbewerb.
In fast jedem Unternehmen fndet sich „ein bisschen Terminologie“, die Mitarbeiter – meistens aus einem konkreten Projekt heraus – ad-hoc zusammengestellt haben. Meist wird dafür eine Excel-Tabelle gewählt, die als Einstieg in eine unternehmensweite Terminologieliste tatsächlich eine gute Arbeitsgrundlage ist. Strategische Projekte wie beispielsweise die Zusammenführung der Unternehmenssprache nach einer Fusion lassen sich damit aber nicht umsetzen und langfristig zum Erfolg führen.
In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wodurch sich einfache (Excel-) Terminologielisten und professionelle Terminologiemanagement-Lösungen unterscheiden und wie Unternehmen mit dem richtigen Ansatz einen hohen Nutzen aus Terminologiearbeit ziehen können.
Excel-Listen – aus der Not wird nicht immer eine Tugend
Fast jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen hat Excel oder eine andere Tabellenkalkulation installiert. Das ist einer der Hauptgründe, dass Terminologielisten vorwiegend mit dieser Software erstellt werden. Zudem sind Excel-Listen relativ leicht zu handhaben und können schnell und einfach an andere Kollegen verschickt werden.
Doch wie viele Kollegen haben diese Terminologieliste täglich im Gebrauch? Und verwenden sie immer die aktuellste Version?
Anhand dieser zentralen Fragen zeigen sich schnell die Nachteile von Excel & Co.: Terminologielisten müssen nach Aktualisierungen immer wieder neu verteilt werden. Auch besteht in der Regel nicht die Möglichkeit, mit beliebig vielen Benutzern gleichzeitig auf die Liste (=Datei) zuzugreifen. Die Grenzen sind spätestens dann erreicht, wenn mehrere Benutzer die Möglichkeit haben sollen, neue Terminologie hinzuzufügen, zu verändern oder zu beantragen.
Wenn die Terminologiearbeit mehr leisten muss
Professionelle Terminologiemanagement-Systeme verfolgen daher einen anderen Ansatz: Die Unternehmensterminologie wird über einen Server zur Verfügung gestellt, alle Benutzer haben dadurch Echtzeitzugri! auf die aktuellen Daten. Die Terminologiesuche ist über verschiedenste Anwendungen möglich (z.B. Browser, Textverarbeitung oder so genannte Widgets) und bedient so unterschiedlichste Nutzungskontexte. Über Zugriffsberechtigungen wird darüber hinaus genau gesteuert, wer Lese- und Schreibberechtigungen hat, um die inhaltliche Korrektheit der Daten zu gewährleisten.
Einige Systeme bieten über diese Grundlagen hinaus die Möglichkeit, die Datenstruktur völlig frei nach den eigenen Bedürfnissen zu definieren. So können Informationen, die zusätzlich gespeichert werden sollen, selbst festgelegt werden. Diese komplexeren Datenstrukturen hingegen in Excel abzubilden, ist fast ein Ding der Unmöglichkeit. Schnell wächst eine Liste auf bis sieben verschiedene Sprachen mit jeweils fünf bis zehn Zusatzinformationen an. Das lässt sich in der Anwendungspraxis nicht mehr wirklich überblicken. Sollten dann noch Multimediaobjekte (z.B. Abbildungen, technische Zeichnungen oder Videos) zusammen mit der Terminologie hinterlegt werden, ist dies mit Excel überhaupt nicht mehr möglich. Viele Terminologiemanagement-Systeme hingegen können Multimediaobjekte speichern und diese dem Anwender direkt anzeigen (siehe Bild 1). Das ist gerade im Übersetzungskontext eine wertvolle Hilfestellung.
Auch bezüglich der Suchfunktionalitäten sind professionelle Terminologiesysteme klar im Vorteil. So bieten sie neben Standardsuchfunktionen die Möglichkeit, nach Wortgruppen zu suchen. Eine der größten Stärken ist jedoch die unscharfe Suche (Fuzzy-Suche), die auch Terminologie "ndet, wenn beispielsweise die genaue Schreibweise des Suchbegri!s unbekannt ist oder wenn das Wort im Plural eingegeben, aber nur die Singularform in der Datenbank hinterlegt ist (siehe Bild 2).
Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess
Ein weiterer Vorteil von Terminologiesystemen gegenüber Excel ist die direkte Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess. Professionelle Übersetzungslösungen haben typischerweise bereits eine Terminologiekomponente integriert. Dadurch wird dem Übersetzer automatisch die korrekte Terminologie ohne zusätzliche Schritte angezeigt (siehe Bild 3). Das Gleiche gilt für den Redaktionsprozess: Auch hier haben viele Redaktionssysteme eine Terminologiekomponente integriert, die schon in der Ausgangssprache dafür sorgt, dass der Redakteur die richtigen Begriffe einheitlich verwendet. Das erhöht zum einen die sprachliche Qualität der Ausgangstexte. Zum anderen wird dadurch die Übersetzung erleichtert, da z.B. viele Nachfragen zu uneinheitlicher Terminologie entfallen.
Fazit
Terminologie ist weit mehr als nur eine Wortliste. Sie ist ein strategisches Instrument, das die Markenidentität eines Unternehmens schärft, e#ziente Kommunikation ermöglicht und einen internationalen Auftritt erfolgreich macht. Professionelle Terminologiemanagement-Lösungen bieten die hierzu notwendige technische Infrastruktur.
Der Originalartikel ist im DOK.Magazin erschienen und kann mit Bildern am Ende dieses Artikels heruntergeladen werden.
wichtiger Schritt darin, die interne Kommunikation, aber auch den Auftritt des Unternehmens im Außenverhältnis zusammenzuführen und konsistent zu gestalten. Sprache, insbesondere die Unternehmenssprache, spielt dabei eine zentrale Rolle – nicht zuletzt als Abgrenzungsfaktor zum Wettbewerb.
In fast jedem Unternehmen fndet sich „ein bisschen Terminologie“, die Mitarbeiter – meistens aus einem konkreten Projekt heraus – ad-hoc zusammengestellt haben. Meist wird dafür eine Excel-Tabelle gewählt, die als Einstieg in eine unternehmensweite Terminologieliste tatsächlich eine gute Arbeitsgrundlage ist. Strategische Projekte wie beispielsweise die Zusammenführung der Unternehmenssprache nach einer Fusion lassen sich damit aber nicht umsetzen und langfristig zum Erfolg führen.
In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wodurch sich einfache (Excel-) Terminologielisten und professionelle Terminologiemanagement-Lösungen unterscheiden und wie Unternehmen mit dem richtigen Ansatz einen hohen Nutzen aus Terminologiearbeit ziehen können.
Excel-Listen – aus der Not wird nicht immer eine Tugend
Fast jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen hat Excel oder eine andere Tabellenkalkulation installiert. Das ist einer der Hauptgründe, dass Terminologielisten vorwiegend mit dieser Software erstellt werden. Zudem sind Excel-Listen relativ leicht zu handhaben und können schnell und einfach an andere Kollegen verschickt werden.
Doch wie viele Kollegen haben diese Terminologieliste täglich im Gebrauch? Und verwenden sie immer die aktuellste Version?
Anhand dieser zentralen Fragen zeigen sich schnell die Nachteile von Excel & Co.: Terminologielisten müssen nach Aktualisierungen immer wieder neu verteilt werden. Auch besteht in der Regel nicht die Möglichkeit, mit beliebig vielen Benutzern gleichzeitig auf die Liste (=Datei) zuzugreifen. Die Grenzen sind spätestens dann erreicht, wenn mehrere Benutzer die Möglichkeit haben sollen, neue Terminologie hinzuzufügen, zu verändern oder zu beantragen.
Wenn die Terminologiearbeit mehr leisten muss
Professionelle Terminologiemanagement-Systeme verfolgen daher einen anderen Ansatz: Die Unternehmensterminologie wird über einen Server zur Verfügung gestellt, alle Benutzer haben dadurch Echtzeitzugri! auf die aktuellen Daten. Die Terminologiesuche ist über verschiedenste Anwendungen möglich (z.B. Browser, Textverarbeitung oder so genannte Widgets) und bedient so unterschiedlichste Nutzungskontexte. Über Zugriffsberechtigungen wird darüber hinaus genau gesteuert, wer Lese- und Schreibberechtigungen hat, um die inhaltliche Korrektheit der Daten zu gewährleisten.
Einige Systeme bieten über diese Grundlagen hinaus die Möglichkeit, die Datenstruktur völlig frei nach den eigenen Bedürfnissen zu definieren. So können Informationen, die zusätzlich gespeichert werden sollen, selbst festgelegt werden. Diese komplexeren Datenstrukturen hingegen in Excel abzubilden, ist fast ein Ding der Unmöglichkeit. Schnell wächst eine Liste auf bis sieben verschiedene Sprachen mit jeweils fünf bis zehn Zusatzinformationen an. Das lässt sich in der Anwendungspraxis nicht mehr wirklich überblicken. Sollten dann noch Multimediaobjekte (z.B. Abbildungen, technische Zeichnungen oder Videos) zusammen mit der Terminologie hinterlegt werden, ist dies mit Excel überhaupt nicht mehr möglich. Viele Terminologiemanagement-Systeme hingegen können Multimediaobjekte speichern und diese dem Anwender direkt anzeigen (siehe Bild 1). Das ist gerade im Übersetzungskontext eine wertvolle Hilfestellung.
Auch bezüglich der Suchfunktionalitäten sind professionelle Terminologiesysteme klar im Vorteil. So bieten sie neben Standardsuchfunktionen die Möglichkeit, nach Wortgruppen zu suchen. Eine der größten Stärken ist jedoch die unscharfe Suche (Fuzzy-Suche), die auch Terminologie "ndet, wenn beispielsweise die genaue Schreibweise des Suchbegri!s unbekannt ist oder wenn das Wort im Plural eingegeben, aber nur die Singularform in der Datenbank hinterlegt ist (siehe Bild 2).
Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess
Ein weiterer Vorteil von Terminologiesystemen gegenüber Excel ist die direkte Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess. Professionelle Übersetzungslösungen haben typischerweise bereits eine Terminologiekomponente integriert. Dadurch wird dem Übersetzer automatisch die korrekte Terminologie ohne zusätzliche Schritte angezeigt (siehe Bild 3). Das Gleiche gilt für den Redaktionsprozess: Auch hier haben viele Redaktionssysteme eine Terminologiekomponente integriert, die schon in der Ausgangssprache dafür sorgt, dass der Redakteur die richtigen Begriffe einheitlich verwendet. Das erhöht zum einen die sprachliche Qualität der Ausgangstexte. Zum anderen wird dadurch die Übersetzung erleichtert, da z.B. viele Nachfragen zu uneinheitlicher Terminologie entfallen.
Fazit
Terminologie ist weit mehr als nur eine Wortliste. Sie ist ein strategisches Instrument, das die Markenidentität eines Unternehmens schärft, e#ziente Kommunikation ermöglicht und einen internationalen Auftritt erfolgreich macht. Professionelle Terminologiemanagement-Lösungen bieten die hierzu notwendige technische Infrastruktur.
Der Originalartikel ist im DOK.Magazin erschienen und kann mit Bildern am Ende dieses Artikels heruntergeladen werden.