Generative RPA: Effizienzsteigerung, Automatisierung und Sicherheit vereint

Gastbeitrag von Tobias Schicht, Partner von Leadvise Reply und Marcel Schulz, Senior Consultant von Leadvise Reply

Generative KI-Anwendungen wie ChatGPT und DALL-E sind in aller Munde. Auch im Bereich der robotergestützten Prozessautomatisierung hat die generative Künstliche Intelligenz Einzug gehalten. Zusammen bilden sie ein neues Feld, das als generative RPA bezeichnet wird und die Vorteile beider Bereiche vereint.

Was ist generative RPA?

Generative RPA ist die Kombination aus RPA und generativer KI. Um ein Verständnis für generative RPA zu entwickeln, werfen wir einen Blick auf beide Bereiche. RPA steht für Robotic Process Automation und ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung. Mithilfe sogenannter Bots (Software-Roboter) werden strukturierte Geschäftsprozesse automatisiert, die repetitiv sind oder ein hohes Volumen haben. Generative KI ist eine Künstliche Intelligenz (KI), die in der Lage ist, neue Daten zu generieren. Beispiele für die Nutzung von generativer KI sind Chatbots und Programme, um Bilder automatisch zu erzeugen. Durch den Einsatz von generativer KI in einem RPA-Prozess ist es möglich, auch unstrukturierte Daten durch einen Bot zu verarbeiten und einen individuellen Output zu generieren.

Mögliche Anwendungsbeispiele von generativer RPA

Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und haben ein großes Potenzial, um Unternehmen dabei zu unterstützen, mehr Produktivität, Qualität und Kundenzufriedenheit zu steigern. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie generative KI in einen RPA-Prozess integriert werden kann, werden im Folgenden zwei erprobte Anwendungsbeispiele vorgestellt.

Rechnungen bearbeiten

Die Bearbeitung von Rechnungen ist ein zeitaufwändiger, sich wiederholender und fehleranfälliger Prozess. Mit Hilfe von KI können unstrukturierte Daten aus digitalen Dokumenten, wie z.B. eine Rechnungsnummer oder ein Rechnungsbetrag, extrahiert und in strukturierte Daten umgewandelt werden. Diese wiederum können mit RPA automatisiert in Systeme und Datenbanken eingepflegt oder Folgeprozesse angestoßen werden. Das Auslesen der Rechnungen wird vollständig von der generativen KI übernommen. Die KI versteht das Dokument ohne vorheriges Training und erkennt alle relevanten Informationen. Per Sprachbefehl ruft der Roboter die wichtigen Informationen ab. Bildlich gesprochen unterhält sich der RPA-Roboter mit der KI und erhält so die angeforderten Daten. Generative RPA automatisiert die Rechnungsbearbeitung vollständig und erfordert nur minimalen Aufwand, da die KI nicht an eine bestimmte Rechnungsvorlage gebunden ist und sich zusätzliche Daten schnell hinzufügen lassen.

Chatbots im Kundenservice

Die Abfrage von Informationen zum Status einer Bestellung oder der erneute Versand einer Rechnung können durch den Einsatz von RPA automatisiert werden. Die generative KI versteht den Kontext einer Kundenanfrage, die in unstrukturierter Form, z. B. als E-Mail, vorliegt, und entscheidet, welcher RPA-Prozess die passenden strukturierten Daten liefern kann. Sobald der RPA-Prozess abgeschlossen ist, greift die KI die Informationen auf und formuliert eine Antwort auf die Kundenanfrage. Dies kann vollautomatisch erfolgen oder es kann ein Mitarbeiter zur abschließenden Kontrolle der Antwort hinzugezogen werden. Der Kunde kann dann Fragen zum Unternehmen und den Produkten stellen und erhält direkt eine personalisierte Antwort. Dadurch wird der Kundenservice hochgradig personalisiert und effizient.

Welche Vorteile bringt generative RPA?

Generative RPA kombiniert die Vorteile von RPA und generativer KI und steigert die Effizienz beider Technologien erheblich. Die Integration von KI ermöglicht neue Einsatzgebiete für RPA, da erstmals auch unstrukturierte Daten verstanden, strukturiert und zuverlässig verarbeitet werden können. Mitarbeitende übernehmen in Prozessen mit Kundenkontakt lediglich eine Kontrollfunktion und können so einen deutlich schnelleren und besseren Kundenservice gewährleisten. Der Einsatz von generativer RPA steigert nicht nur die Produktivität in vielen Unternehmensbereichen, sondern führt auch zu einem verbesserten Kundenservice und einer veränderten Wahrnehmung des Unternehmens in der Öffentlichkeit. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufriedener und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, die menschliches Handeln erfordern.

Generative RPA von Leadvise Reply kommt ohne Schnittstellen nach außen (on-premises) aus, so dass sensible Unternehmensdaten jederzeit geschützt sind. Sie lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und kann auch modular als Ergänzung zu bestehenden RPA-Lösungen bereitgestellt werden.