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8 Tipps für den optimalen Messeauftritt

Vor, während und nach der Messe gibt es einiges zu beachten.
DMEXCO | 09.07.2019
8 Tipps für den optimalen Messeauftritt © DMEXCO

Fachbeitrag von Katharina Nottmeier

Mit der Organisation und Vorbereitung für einen optimalen Messeauftritt braucht es gerne mal ein ganzes Jahr Vorlauf. Anmeldung, Standplanung, Personalakquise, Hotelbuchung, all das braucht viel Zeit. Daher bedarf es am besten eine möglichst präzise Planung.

Klare Ziele


Bevor kreative Konzepte ausgearbeitet werden, sollte klar definiert sein, mit welchem Ziel du die bevorstehende Veranstaltung besuchst. Möchtest du deine Bekanntheit steigern? Oder fährst du mit reiner Verkaufsabsicht hin? Es gibt zahlreiche verschiedene Unternehmensziele, definiere dein eigenes und baue deine Planung darauf auf.

Welche Leute du dort antriffst, kannst natürlich nicht alleine du steuern, trotzdem solltest du klar bestimmt haben, auf welche Zielgruppe du dein Hauptaugenmerk legen willst. Dann kannst du auch besser planen, welche Produkte in den Vordergrund gestellt werden sollen.

Dein Marketing-Konzept


Die Ankündigung, dass du auf der Veranstaltung vertreten bist, kannst du früh kommunizieren und deinen Auftritt bewerben kannst du das ganze Jahr. Weil manche Infos und Planungsmaßnahmen erst einige Monate vor der Messe verfügbar sind, kann dein Team erst dann so richtig Fahrt aufnehmen.

Wir haben acht Tipps für dich, die dich bei der Umsetzung deiner Werbemaßnahmen unterstützen:

1. Informiere dich über das Motto und schaffe Content

Informiere dich frühzeitig über das Motto und Besonderheiten der Veranstaltungen. Oftmals musst du das Rad gar nicht neu erfinden, sondern bekommst thematische Vorlagen, auf die du mit deinem Marketing aufspringen kannst. Neben der Gestaltung deines Standes kannst du beispielsweise auf deinem Blog eine neue Content-Welt erschaffen. Zum Thema “Trust in You” kannst du jetzt schon mal Ideen sammeln!

2. Bereite deine Drucksachen vor


Klar, wir sind alle im Digitalbusiness unterwegs und verschicken viel lieber Bilder und GIFs per Smartphone, als dass wir uns gegenseitig Flyer in die Hand drücken. Trotzdem sind einige physische Gimmicks (noch) nicht aus dem Messegeschäft wegzudenken. Das sind zum einen Visitenkarten für den schnellen Kontaktaustausch, aber auch Printprodukte wie Plakate und Broschüren können Aufmerksamkeit auf sich ziehen und dich als Werbemittel unterstützen. Überlege dir vorab gut, worauf du wirklich verzichten kannst und was in gedruckter Form vielleicht doch noch Sinn ergibt. Plane außerdem genug Zeit für das Design und den Druck ein, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Zur Vorbereitung deiner Unterlagen für die DMEXCO, findest du hier unser Logo.

3. Lade deine Kunden ein – frühzeitig und persönlich


Egal ob ganz altmodisch per Brief oder Telefon, mittel-modern per E-Mail oder ganz hipp per WhatsApp – informiere deine Kunden frühzeitig darüber, wann du wo anzutreffen bist. Bei größer angelegten Messeauftritten ist es sinnvoll, eine eigene Landingpage zu erstellen. Hier können zum einen alle Informationen zusammengefasst werden, und zum anderen ein Formular für Terminvereinbarungen platziert werden. Wenn du es richtig machst, optimierst du die Landingpage auch direkt für Suchmaschinen, dann kann sie von Besuchern, die sich vorab über die Messe informieren, leichter gefunden werden. Um Aufmerksamkeit zu erzeugen, kannst du z.B. das Logo der Veranstaltung platzieren oder dein Social Media-Profilbild in den in ein Frame setzen. Die DMEXCO bietet dir für dein Einladungsmanagement sogar einen eigenen Service: das Personal Prospect Invitation Program.

4. Nutze Social Media

Nutze deine eigenen Kanäle, um auf deinen Messeauftritt hinzuweisen. Damit kannst du anfangen, sobald du deinen Stand gebucht hast und erste Informationen zur Verfügung hast. Im weiteren Verlauf kannst du dann beispielsweise auf deine Landingpage verlinken und/oder deine Messevorbereitung mit Bildern und Videos dokumentieren und teilen. Nutze außer deinen eigenen Kanälen Communities wie Gruppen auf Facebook oder LinkedIn, um auch Leute zu erreichen, die vielleicht noch nicht zu deinen Bestandskunden gehören. Kurz vor deinem Messebesuch kannst du auch über bezahlte Anzeigen in Social Media nachdenken. Nutze außerdem die Verlinkung zu den Social Media-Kanälen der Veranstaltung, z.B. den Facebook-Kanal der DMEXCO, so schaffst du mehr Reichweite!

5. Kümmere dich um Stand-Catering und -Specials

Der beste Kaffee, die coolste Popcorn-Maschine oder das größte Glücksrad. Wenn du es schaffst, dass die Messebesucher von deinem Stand so begeistert sind, dass sie es weitersagen, ist das wohl die beste Werbung für dich. Somit lockst du nicht nur jede Menge Besucher an deinen Stand, sondern kannst gleichzeitig auch noch Bild- und Videomaterial für deine Social Media-Kanäle sammeln. Je auffälliger du dich präsentierst, desto mehr Kontaktchancen hast du. Aber vorsicht: Nicht übertreiben! Im Vordergrund sollte immer noch die Qualität deines Produktes oder deiner Dienstleistung stehen. Außerdem solltest du deine Werbemaßnahmen vorab mit dem Veranstalter-Team abgeklärt haben.

6. Motiviere dein Team


Mitarbeiter sind die besten Markenbotschafter”, hat Tobias in seiner Story geschrieben. Nicht zuletzt deshalb ist es wichtig, ein Team am Stand zu haben, dass neben Know-How auch Spaß und Motivation nach außen trägt. Ein ausführliches Briefing über die jeweiligen Zuständigkeiten und die Unternehmensziele ist dabei unerlässlich. Im Idealfall habt ihr auch ein kleines Team im Backoffice, dass euch bei größeren Rückfragen oder Dringlichkeiten unterstützt. Es ist wichtig, dass das gesamte Team eingebunden und über die Aufgabenverteilung informiert ist. Bereite dich und dein Team (vor Ort und extern) gut vor, dann ist auch eure Außenwirkung nicht zu toppen.

7. Orientiere dich


Vielleicht warst du schon zig mal auf dem Messegelände und kennst dich aus. Vielleicht ist es aber auch das erste Mal, dann solltest du dich schon vor den Tagen der Veranstaltung orientieren. Kläre vorab, wo du hin musst und welchen Eingang du vorab zum Aufbau nutzen kannst. Um möglichst effizient zu arbeiten, mache dir vorab einen Zeitplan, wann du was erledigt haben möchtest. Eine gut strukturierte Planung kommt auch beim Team gut an. Informiere dich und deine Kollegen frühzeitig über Öffnungs- und Arbeitszeiten, plane die Wegstrecken zum Hotel, reserviere gegebenenfalls Taxen vor. Besorge dir einen Geländeplan, sowie ein Programmplan der Veranstaltung. Dann kannst du auch bei Rückfragen der Besucher Rede und Antwort stehen und dich auf ruhige, sowie stressige Phasen am Stand vorbereiten. Das “Wichtigste in Kürze” und andere wichtige Unterlagen zur Orientierung auf der DMEXCO gibt’s hier zum kostenlosen Download.

8. Ziehe deine eigenen Learnings


Bevor die gesamte Planung für die nächste Veranstaltung losgeht, solltest du auch bei der Nachbereitung Sorgfalt walten lassen. Besonders wichtig: Du solltest alle Kontakte, mit denen du auf der Messe in Kontakt gekommen bist, nachfassen und Besprochenes in die Tat umsetzen. Zudem: Welche Learnings konntest du ziehen? Was hat funktioniert und was nicht? Welche Drucksachen brauchst du wirklich, welche Giveaways sind gut angekommen? Letztendlich solltest du dir die Frage beantworten können, was du auf der nächsten Veranstaltung besser machen kannst. Auch wenn dich das viel Zeit kostet, bringt es dir am Ende jede Menge Vertrauen und im Idealfall neue Kunden.

Fazit


Mit einem gut strukturierten Konzept und einem klaren Ziel vor Augen, ist ein Messeauftritt der optimale Weg, um alte Kontakte zu pflegen, neue zu knüpfen und deinen wirtschaftlichen Erfolg anzutreiben. Wichtig ist, wie so oft, eine enge Zusammenarbeit von Marketing und Sales, sowie Kreativität und neue Ideen. Betrachte deinen Messeauftritt weniger als ein Zwei-Tages-Event, sondern als ganzjähriges Projekt. Dann steht deinem Erfolg nichts mehr im Weg.

Katharina Nottmeier
Katharina Nottmeier ist Volontärin in der Kommunikationsagentur pr://ip - Primus Inter Pares mit Sitz in Münster. Sie hat ihren B.A. in Kommunikationswissenschaft gemacht und ist Medienkauffrau für Digital und Print. Während ihres Studiums hat sie mehrjährige Erfahrung im Verlagswesen und im Journalismus gesammelt.