Deutschlands Kreative wünschen sich mehr Unterstützung bei der Administration

Full Service“ schreiben sich viele Kommunikationsagenturen auf die Fahnen. Wenn es um die eigenen Abläufe geht, sind Services von außen jedoch herzlich willkommen: Der Wunsch von Deutschlands Kreativen, administrative Aufgaben abzugeben,nimmt zu. Das ergibt eine Studie, die der Dienstleister summarum gemeinsam mit Prof. Dr.Niklas Mahrdt vom Media Economics Institut 2020 unter Freelancern und Agenturen in der Kreativbranche durchgeführt hat*.

Insbesondere von der Vereinfachung von Buchhaltung, Controlling und Finanzen durch einen Online-Servicepartner erwarten Freelancer und Agenturen Zeitersparnis und Entlastung (90 Prozent), Übersichtlichkeit und Digitalisierung (72Prozent) sowie Hilfestellung und Beratung (50 Prozent).

Auch in anderen Bereichen besteht eine hohe Bereitschaft. 45 Prozent der Befragten geben an, dass sie sich vorstellen können, das Office Management außer Haus zu geben, 22 Prozent würden Assistenztätigkeiten wie Reisebuchungen, Terminkoordination oder das Buchen von Caterings auslagern. Im Bereich Human Resources liegt die Bereitschaft bei zehn Prozent, in Rechtsfragen sogar bei über 50 Prozent.

Die Beweggründe dafür sind einfach: Weniger Nervkram, mehr Zeit für Kunden, mehr Zeit zum Geld verdienen.Dafür muss die Lösung über die erforderlichen Schnittstellen verfügen, unkompliziert zu handhaben sein und natürlich den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen.

Rolle der SteuerberaterInnen: Mehr Beratung ist erwünscht

Was schon heute meistens außer Haus gegeben wird, ist die Steuerberatung: Der Großteil der Befragten arbeitet mit einem Steuerbüro zusammen. Zu den klassischen Aufgaben gehören die Meldung der Umsatzsteuer, Lohnabrechnungen, das Erstellen von Monats-, Quartals-und Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sowie Überprüfung von Einnahmen und Ausgaben inkl. Steuerschätzung.

Jedoch sind nur 65 Prozentder Befragten mit den Leistungen ihres Steuerbüroszufrieden. Häufig wird das zu geringe Maß an echter Hilfestellung bemängelt. Nur 39 Prozent fühlen sich tatsächlich gut und clever beraten. Fast die Hälfte der Befragten wünscht sich mehr Unterstützung und mehr proaktive Beratung. Genannt werden Themen wie Steueroptimierung, Finanzplanung und der Wunsch nach mehr Fachwissen bezüglich der Künstlersozialkasse, aber auch eine grundsätzliche Begleitung unter Berücksichtigung der unternehmerischen Ziele.

Buchhaltung: Digitalisierungsetzt sich durch

Die vorbereitende Buchhaltung inklusive der Belegerfassung und -archivierung, das Rechnungswesen und die Reisekostenabrechnungen werden vom Großteil der Befragten internübernommen. Von da aus geht in der Regel an den Steuerberater weiter. Die Legende vom Schuhkarton hat sich hier mittlerweile überholt: Nur noch 2,5 Prozent reichen die Belege unsortiert ein. Immerhin knapp 56Prozent der Befragten tun diesteils oder komplett digitalisiert ein. Dabei ist Hilfe durchaus erwünscht: Über 60 Prozent der Befragten würden gern oder sehr gern eine App zur Belegerfassung nutzen.

Bei der Rechnungsstellungzählt häufig noch Handarbeit

Über 45 Prozent der Befragten erstellen ihre Rechnungen noch immer in Word oder Excel. Knapp ein Drittel gebraucht dafür eine Softwarelösung; nur 13 Prozent nutzen einen Online-Dienst. Wie auch immer: In der Regel erfolgt die Rechnungsstellung im Haus. Die Aufgabenauszulagern, sehen viele als unwahrscheinlich an.Zu individuell seien die Rechnungen, zu projektspezifisch die Anforderungen. Nur elf Prozent würden das Angebot sehr gerne nutzen. Beim Thema Mahnwesen sind die Befragten hingegen offener. Rund 30 Prozent würden das gern oder sehr gern komplett abgeben.

Verbesserungspotenzial beim Controlling

Das Planen, Steuern und Kontrollieren von Zahlen fällt im Tagesgeschäft oftmals unter den Tisch. Das zeigt die Planung zukünftiger Einnahmen. Immerhin 43 Prozent tun dies regelmäßig, vorwiegend quartalsweise. Ein Fünftel plant die Einnahmen jedoch nie. Hier ist „wird schon...“ die Devise. Immerhin: Fast 60 Prozent der Befragten gleichen ihre Kostenvoranschläge mit den Ausgangsrechnungen und der tatsächlich angefallenen Kosten ab. Knapp ein Drittel tun dies gelegentlich, zwölf Prozent nie.

*An der Studie „Kreative und ihre Administration -Ist das Job oder kann das weg?“ haben rund 150 Personen teilgenommen. Zwei Drittel davon sind Freelancer, Einzelunternehmeroder Agenturinhaber. Ein knappes Viertel sind Gesellschafter oder Geschäftsführer von Agenturen. Die restlichen Teilnehmer sind Angestellte. Die Studie wurde im 3. Quartal 2020 online durchgeführt.